De BHV-cyclus bestaat uit de volgende stappen:

1. het inventariseren en evalueren van de risico’s,
2. een organisatie ontwerpen met mensen, procedures en voorzieningen,
3. BHV’ers op te leiden en te oefenen,
4. hierover met alle betrokkenen voortdurend te communiceren en in verbinding te blijven,
5. en ten slotte door de voorgaande stappen te evalueren en periodiek opnieuw de risico’s te bekijken, waarmee de cirkel rond is.

Wij zien het opleiden en oefenen van BHV’ers als onderdeel van de BHV-cyclus, niet als geïsoleerde gebeurtenis die vooral als verplichting wordt ervaren. Tenslotte gaat het om de veiligheid van uw organisatie en alle gebruikers – medewerkers en gasten – van uw vestigingen, niet alleen om het voldoen aan wet- en regelgeving. In de figuur hieronder geven wij de cyclus weer en werken deze in het vervolg nader uit.

Risico’s inventariseren en evalueren
Als uitvloeisel van de Arbowet beschikt iedere organisatie per vestiging (gebouw) over een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E). Vaak is er ook een ontruimingsplan – als er een brandmeldinstallatie is op grond van een eis van de brandweer of verzekeraar is dat verplicht. Veel organisaties hebben een of meerdere veiligheidsplannen, bijvoorbeeld een bedrijfsnoodplan, of een BHV-plan. Organisatie inrichten
In deze documenten zijn onder meer beschreven:

• De risico’s in het algemeen en in het bijzonder de risico’s die niet kunnen worden uitgesloten met systemen en voorzieningen – en waarvoor BHV’ers moeten worden ingeschakeld
• De procedures die gelden bij calamiteiten
• De BHV-formatie en de wijze waarop deze wordt opgeleid en geoefend
• Voorzieningen als een brandmeldinstallatie, een ontruimingsinstallatie en blusmiddelen.

Opleiden, oefenen en trainen
Om de inzetbaarheid van BHV’ers te waarborgen is opleiding, oefening en training nodig.

• Opleiden: de instromers in de diverse functies van de formatie (naast BHV’er bijvoorbeeld Hoofd BHV en Ploegleider) ontvangen een degelijke startopleiding die wordt afgesloten met een toets van kennis en vaardigheden.
• Oefenen: oefenen is niet alleen een goede manier om de inzetbaarheid te testen maar ook om bekwaamheden te versterken. Er zijn (veel) meer oefeningen mogelijk dan de ontruimingsoefening. Daarbij zijn veel korte oefeningen die de ploegleider of het hoofd BHV uitstekend zelf kan organiseren.
• Trainen: wij adviseren uw BHV’ers minstens eenmaal per jaar onder begeleiding van een instructeur te trainen. Deze training heeft als doel de vereiste bekwaamheden (competenties) te verankeren. Het effect van trainen wint sterk bij het werken met scenario’s die zijn ontwikkeld op basis van de specifieke (rest)risico’s van uw organisatie.

Communiceren
Een belangrijk deel van uw inspanningen zou voor niets zijn als de gebruikers van uw accommodatie en de omgeving daarvan onvoldoende over het doel en aanpak van de BHV-organisatie worden geïnformeerd en daarover kunnen meespreken. Niet alleen bij oefeningen, maar ook bij een calamiteit komt het voor dat mensen niet meewerken of zelfs tegenwerken bij een ontruiming. Ook gebeurt het dat aanwezigen met de beste bedoelingen precies de verkeerde dingen doen. Een succesvolle BHV-communicatiestrategie maakt gebruik van verschillende kanalen en momenten. Wij verstaan onder communicatie nadrukkelijk ‘in verbinding blijven’. Dat betekent dat u doorlopend en langs diverse wegen in contact treedt met betrokkenen. Het betekent ook dat u betrokkenen op de hoogte stelt en houdt van relevante zaken én dat u hen de kans geeft daarop te reageren. Zo schept u het draagvlak dat de BHV’ers nodig hebben om gemotiveerd blijven om zich in te spannen, en om hun kennis en vaardigheden up-to-date te houden. Tevens schept dit de context voor succesvolle oefeningen en betrokkenheid van de gehele organisatie. Dat laatste met commitment van het management, dat bereid moet blijven mensen en middelen beschikbaar te stellen voor de veiligheid. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het in de praktijk niet altijd.Communicatiemiddelen (we noemen er hier enkele):

• Websites – bij voorkeur twee: een ruimte op het intranet voor de communicatie binnen de BHV-organisatie en een ruimte op de openbare internetsite, niet alleen voor binnen maar ook voor buiten de organisatie – laat de buitenwereld weten wat u aan veiligheid doet;
• Nieuwsbrief: een periodiek om de BHV keer op keer positief onder de aandacht te brengen;
• Informatiebijeenkomsten – voor alle gebruikers van de accommodatie, om te informeren en te luisteren, met nieuwe ontwikkelingen, een speciaal thema en zo meer.